Sind deine Tools DSGVO-konform?
Für 27 Business- und KI-Tools, die kleine Unternehmen täglich nutzen: Vertragspartner, Serverstandort, AVV und die Haken. Unter die KiLupe genommen, mit Link zur Quelle beim Anbieter.
DSGVO-Check nach Einsatzbereich
Jedes Tool hat eine eigene Seite mit Vertragspartner, Serverstandort, AVV-Abschluss und Quellen. Die Farbe zeigt die Einstufung: EU als Standard, EU nur als Option oder Verarbeitung außerhalb der EU mit vertraglicher Absicherung.
Office, E-Mail & Kommunikation
- Ist Google Workspace DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Microsoft 365 & Teams DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist WhatsApp Business App DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist Slack DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Zoom DSGVO-konform?EU-Option
Kunden & Marketing
- Ist Brevo DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist Mailchimp DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist Pipedrive DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist HubSpot CRM DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist Intercom DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Calendly DSGVO-konform?US, vertraglich
Organisation & Dateien
- Ist Monday.com DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Asana DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Notion AI DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Evernote DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Miro DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist Dropbox DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Zapier DSGVO-konform?EU-Option
KI & Übersetzung
- Ist Microsoft 365 Copilot DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist ChatGPT DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Google Gemini DSGVO-konform?EU-Option
- Ist Claude DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist neuroflash DSGVO-konform?EU-nativ
- Ist Jasper AI DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist Copy.ai DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist Writesonic DSGVO-konform?US, vertraglich
- Ist DeepL DSGVO-konform?EU-nativ
Mehrere Tools im Einsatz? Die AVV-Checkliste fasst alle angehakten Tools in einer Liste zusammen, mit AVV-Status und Speicherort, zum Drucken oder als CSV.
Zur AVV-Checkliste →Warum kilupe.com vertrauen?
Auf die Frage „Ist dieses Tool DSGVO-konform?“ antworten die meisten Seiten mit einem pauschalen Ja oder mit dem Werbetext des Anbieters, und viele „beste KI-Tools“-Artikel sind umformulierte Werbeseiten. Wir machen das Gegenteil: Jede Einschätzung auf dieser Seite entsteht aus der offiziellen Dokumentation, den Preisseiten, den Änderungsprotokollen und öffentlich zugänglichem Nutzer-Feedback des jeweiligen Tools, nicht aus dem, was der Anbieter über sich selbst behauptet. Selbst im Dauereinsatz getestet haben wir die Tools nicht, und das sagen wir auf jeder Seite.
Die Reihenfolge im Ranking steht fest, bevor der erste Affiliate-Link auf die Seite kommt. Diese Reihenfolge ist entscheidend: Die Provisionshöhe eines Tools hat dadurch null Einfluss auf seine Platzierung. Hat ein Tool eine echte, belegbare Schwäche, schreiben wir sie hin. Ehrliche Minuspunkte sind der Grund, warum man den Pluspunkten glauben kann.
SaaS-Tarife ändern sich so oft, dass ein sechs Monate alter Artikel schon falsch sein kann. Deshalb trägt jeder Preis bei uns das Datum, an dem er gegen die offizielle Preisseite des Anbieters geprüft wurde. Und wo ein Anbieter gar keine Preise veröffentlicht, schreiben wir genau das, statt eine Zahl zu nennen, hinter der wir nicht stehen können.
Woran du das nachprüfen kannst
Zwei Dinge auf dieser Seite sind keine recherchierte Einschätzung, sondern erhobene Daten. Du kannst sie mit Datum nachlesen, ob du uns glaubst oder nicht.
Fast jede Vergleichsseite schreibt den Preis von heute ab und lässt ihn veralten. Wir rufen die Preisseiten der Anbieter regelmäßig ab und archivieren jeden Stand mit Datum und Fundstelle. Damit lässt sich zu jedem Preis hier nachlesen, seit wann er geprüft ist und ob er sich seither bewegt hat.
- Anbieter beobachtet:
- 10
- seit
- 24. Juli
- zuletzt geprüft:
- 27. September
Für jedes Tool im Check haben wir Vertragspartner, Serverstandort, AVV-Verfügbarkeit und die bekannten Haken zusammengetragen. Dabei sind auch die unbequemen Fälle ohne EU-Hosting und die großen Assistenten ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Google Gemini und Claude, zu denen die DSGVO-Frage am häufigsten gestellt wird. Keine Rechtsberatung, aber die Fakten, mit denen du die Frage selbst beantworten kannst.
- Tools eingeordnet:
- 27
- EU-nativ:
- 8
- mit EU-Option:
- 12
- ohne EU-Hosting:
- 7
KI-Tools im Überblick: Preise und DSGVO-Einstufung
Preis, Testphase, DSGVO-Einstufung und Zielgruppe auf einen Blick. Jede Zeile führt zum ausführlichen Profil.
| Tool | Ab | Gratis-Tarif / Test | DSGVO | Ideal für |
|---|---|---|---|---|
| Asana | 9,64 €/MonatTeam mit 3 Personen zahlt ca. 29 €/Monat | Gratis-Tarif: Bis zu 2 Nutzer, ohne Zeitlimit | EU-Option | Wachsende Teams mit mehreren parallelen Projekten |
| Pipedrive | Ab 14 €/MonatTeam mit 3 Personen zahlt 42 €/Monat | 14 Tage | EU-nativ | Kleine Teams, die eine aufgeräumte Vertriebs-Pipeline wollen |
| Zapier | ca. 18 €/Monat | Gratis-Tarif: 100 Aufgaben pro Monat, ohne Zeitlimit | EU-Option | Alle, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren |
| ChatGPT | ca. 18 €/Monat | Gratis-Tarif: Ohne Zeitlimit, mit Nutzungsgrenzen | EU-Option | Alle, die gute Schreibhilfe wollen, ohne für jedes Tool ein Abo abzuschließen |
| Claude | ca. 18 €/Monat | Gratis-Tarif: Ohne Zeitlimit, mit Nutzungsgrenzen | US, vertraglich | Längere Artikel und Dokumente, die eine gleichmäßige Stimme brauchen |
| HubSpot CRM | 0–20 €/Monat | Gratis-Tarif: CRM-Kern dauerhaft kostenlosTest: 14 Tage in den Bezahltarifen | EU-nativ | Teams, die ein vollwertiges CRM ohne Anfangskosten wollen |
| Notion AI | 20 €/MonatTeam mit 3 Personen zahlt 60 €/Monat | Begrenzte KI-Testphase in Free und Plus | EU-Option | Teams, die ohnehin in Notion zu Hause sind |
| Copy.ai | ca. 25 €/Monat | Kein beworbener Gratis-Tarif; Anmeldung über Demo | US, vertraglich | Vertriebsteams in Großunternehmen, nicht für Freelancer |
| Intercom | ca. 25 €/MonatTeam mit 3 Personen zahlt ca. 76 €/Monat | 14 Tage, unbegrenzte KI-Lösungen | EU-Option | Kleine Unternehmen, die Kundensupport in größerem Umfang stemmen |
| Monday.com | ab 27 €/Monat (3 Plätze à 9 €) | Gratis-Tarif: Bis zu 2 Plätze und 3 BoardsTest: 14 Tage | EU-Option | Teams, die Projekte und Aufgaben nachverfolgen müssen |
| neuroflash | 42 €/Monat | 7 Tage, keine Kreditkarte nötig | EU-nativ | Teams, denen die Qualität deutscher Texte wichtiger ist als der niedrigste Preis |
| Jasper AI | ca. 52 €/MonatTeam mit 3 Personen zahlt ca. 155 €/Monat | 7 Tage | US, vertraglich | Teams, die mehr als 10 Artikel pro Woche erstellen |
| Writesonic | ca. 69 €/Monat | Kostenlos testbar, ohne Kreditkarte | US, vertraglich | Teams, die ihre Markensichtbarkeit in KI-Suchergebnissen verfolgen |
| Evernote | Siehe Anbieter | Gratis-Tarif: 50 Notizen, 1 Notizbuch, Sync auf 1 GerätTest: 7 Tage (14 bei Enterprise) | EU-Option | Einzelpersonen, die Notizen ohne Einarbeitung wollen |
Sortiert nach dem tatsächlichen Einstiegspreis, nicht nach dem beworbenen. Wo ein Anbieter eine Mindestplatzzahl verlangt, steht hier die kleinstmögliche Rechnung. Tools mit Gratis-Tarif sind nach ihrem ersten Bezahltarif einsortiert, nicht nach der Null: sonst stünden sie alle gleichauf ganz oben und die Spalte würde nichts mehr ordnen. Alle Beträge sind Nettopreise der Anbieter, also zuzüglich Umsatzsteuer. Wo ein Anbieter in US-Dollar abrechnet, haben wir den Betrag zum EZB-Referenzkurs vom 25. September 2026 (1 € = 1,1403 $) in Euro umgerechnet und auf ganze Euro gerundet. Die Umrechnung ist eine Orientierung, abgerechnet wird in Dollar. Was deine Bank berechnet, hängt vom Tageskurs und ihrem Auslandsentgelt ab. Wie wir arbeiten · Preisverlauf mit Prüfdatum · Wie die DSGVO-Stufen gemeint sind
Nach Kategorie stöbern
Recherchierte Profile einzelner KI-Tools mit Preisen, Stärken und Schwächen, ohne umformulierte Werbetexte.
Zwei Tools im direkten Duell, für alle, die sich zwischen zwei Kandidaten entscheiden müssen.
Schritt-für-Schritt-Tutorials, mit denen KI-Tools wirklich Arbeit abnehmen: Automatisierung, Support und Büroalltag.
Rankings nach Kategorie: KI-Schreibtools, CRM-Systeme und die beste KI-Ausstattung fürs kleine Unternehmen.
Unsere Bestenlisten
„Beste KI-Tools für kleine Unternehmen“ ist eine dieser Suchen, die dir dutzende Listen ausspuckt, sichtbar geschrieben von jemandem, der die Hälfte der Produkte darin nie geöffnet hat. Noch wichtiger ist 2026, dass viele davon seit den letzten Produktänderungen nicht aktualisiert wurden. Dieses Ranking entsteht aus der offiziellen Dokumentation und den aktuellen Preisseiten jedes Tools, dazu aus öffentlich zugänglichem Nutzer-Feedback zu echten Anwendungsfällen in kleinen Unternehmen.
Zum Ranking →Die meisten „bestes CRM“-Artikel sind für Konzern-Käufer mit eigenem RevOps-Team geschrieben. Das macht sie ziemlich nutzlos, wenn du ein Fünf-Personen-Betrieb bist und einfach aufhören willst, Leads in einer Tabelle aus den Augen zu verlieren. Dieses Ranking ist genau für diese kleinere, viel häufigere Lage gedacht, in der das CRM vor allem einfach genug sein muss, dass dein Team es tatsächlich nutzt.
Zum Ranking →Der ehrliche Ausgangspunkt für diese Kategorie 2026: Für die meisten kleinen Unternehmen erledigt ein allgemeiner Assistent wie ChatGPT oder Claude für rund 18 € im Monat deine Texte, und du brauchst überhaupt kein spezialisiertes KI-Schreibtool. An keiner der beiden Empfehlungen verdienen wir etwas, weil es für sie keine Partnerprogramme gibt. Wir stellen sie trotzdem an den Anfang, weil die Faktenlage genau das stützt.
Zum Ranking →„Kostenlos“ heißt auf den meisten Listen eigentlich „7 Tage Testphase, dann Kreditkarte hinterlegen“. Diese Verwechslung sortiert dieses Ranking bewusst aus. Aufgenommen ist nur, was einen wirklich zeitlich unbegrenzten Gratis-Tarif hat: ein Plan, den du diesen Monat, in sechs Monaten und in zwei Jahren noch kostenlos nutzen kannst, solange du innerhalb seiner Grenzen bleibst. Eine Testphase, egal wie großzügig, gehört hier nicht hin.
Zum Ranking →Tool-Profile
- Jasper AI 2026: Preise, Alternativen & Fazit
Teams, die mehr als 10 Artikel pro Woche erstellen
- Copy.ai 2026: Preise, Funktionen & Fazit für kleine Teams
Enterprise-Vertriebs- und Marketing-Teams mit GTM-Abläufen
- Monday.com Kosten 2026: Preise, Bewertung & Fazit
Kleine Teams, die Projekte und Aufgaben gemeinsam nachhalten
- Zapier Kosten 2026: Preise, Alternativen & Fazit
Alle, die wiederkehrende Aufgaben zwischen Apps automatisieren
- Notion AI Kosten 2026: Preise & lohnt sich das Upgrade?
Teams, die Notion bereits für Docs und Wikis nutzen
Vergleiche
- Jasper AI vs. Copy.ai: Preise und Funktionen im Vergleich (2026)
Laut Dokumentation ist Jasper bei Markenstimme und Teamfunktionen stärker, Copy.ai beim Einstiegspreis. Die Textqualität haben wir nicht selbst gemessen.
- Monday.com vs. Asana: Preise und Funktionen im Vergleich (2026)
Laut Dokumentation und Nutzerberichten ist Asana beim Skalieren über Abteilungen hinweg im Vorteil, Monday.com bei visueller Einfachheit und Einarbeitung.
- Notion AI vs. Evernote: Preise und Funktionen im Vergleich (2026)
Laut Dokumentation passt Notion AI besser zu Teams und arbeitsraumweiter Suche, Evernote zu einfachen persönlichen Notizen.
- HubSpot CRM vs. Pipedrive: Preise und Funktionen im Vergleich (2026)
HubSpot CRM hat den dokumentiert vollständigeren Gratis-Tarif und Wachstumspfad, Pipedrive die einfachere Pipeline und vorhersehbarere Preise.
- Copy.ai vs. Writesonic 2026: Kein Budget-Tool mehr
Keines ist mehr ein günstiger KI-Schreiber. Copy.ais Einstiegstarif für ca. 25 € ist die einzige Option hier, die ein kleines Team vernünftigerweise kaufen könnte.
- Jasper AI vs. neuroflash: Wer schreibt besser auf Deutsch?
neuroflash ist laut Anbieter auf deutsche Texte ausgelegt, Jasper hat den größeren dokumentierten Funktionsumfang für Team-Workflows. Die Textqualität haben wir nicht selbst gemessen.
Anleitungen
- Rechnungen im kleinen Unternehmen mit KI automatisieren
Offenen Rechnungen hinterherzulaufen kostet kleine Unternehmen jeden Monat Stunden. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du einen automatischen Rechnungs-Workflow aufsetzt: Zapier verbindet die Bausteine, die KI übernimmt Erinnerungen und Wochenübersichten.
- KI-Kundenservice für kleine Unternehmen einrichten
Die wenigsten kleinen Unternehmen können sich ein Support-Team rund um die Uhr leisten. Diese Anleitung zeigt, wie du einen KI-gestützten Helpdesk aufsetzt, der Antworten auf Standardfragen sofort vorformuliert und alles andere an dich weiterleitet.
Häufige Fragen
Woher stammen die DSGVO-Angaben?+
Aus den Seiten der Anbieter selbst: Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV bzw. DPA), Trust Center, Hilfeartikel zum Speicherort und Datenschutzerklärung. Jede Tool-Seite im DSGVO-Check nennt diese Quellen mit Link und trägt das Datum, an dem wir sie gelesen haben. Wo ein Anbieter etwas nicht sagt, etwa den Serverstandort, schreiben wir das hin, statt zu raten.
Ist das eine Rechtsberatung?+
Nein. Wir tragen die Fakten zusammen, die du für die Entscheidung brauchst: wer dein Vertragspartner ist, wo die Daten liegen, wie der AVV zustande kommt und wo die Haken sind. Ob ein Tool für deinen konkreten Einsatz zulässig ist, hängt von deinen Daten und Zwecken ab; im Zweifel klärt das dein Datenschutzbeauftragter oder eine Anwältin.
Was bringt mir die AVV-Checkliste?+
Du hakst die Tools an, die dein Unternehmen nutzt, und bekommst für jedes eine Zeile: Gibt es einen AVV, musst du ihn selbst abschließen oder gilt er automatisch, wo liegen die Daten. Die Liste kannst du drucken oder als CSV für dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten exportieren. Deine Auswahl bleibt in deinem Browser, wir speichern nichts.
Wie verdient kilupe.com Geld?+
Über Affiliate-Provisionen, wenn Leser sich über unsere Links bei einem Tool anmelden. Das ist auf jeder Seite gekennzeichnet und kostet dich keinen Cent extra, und hat keinen Einfluss auf die Platzierung eines Tools. Plätze in unseren Rankings verkaufen wir nicht. Werbeanzeigen laufen derzeit keine. Details stehen in unserem Affiliate-Hinweis.
Habt ihr die Tools selbst getestet?+
Nein, und deshalb heißen unsere Seiten Tool-Profile und nicht Tests. Grundlage sind Dokumentation, Preisseiten, Änderungsprotokolle und öffentlich zugängliches Nutzer-Feedback des jeweiligen Tools. Die Reihenfolge im Ranking steht fest, bevor ein Affiliate-Link auf die Seite kommt, und die Höhe einer Provision spielt dafür keine Rolle.
Wie aktuell sind die Angaben?+
Auf jeder Seite steht das Datum, an dem die Preise zuletzt gegen die offizielle Preisseite des Anbieters geprüft wurden. Das ist nötig, denn die Anbieter ändern ihre Tarife laufend. Allein 2026 hat Copy.ai seinen beworbenen Gratis-Tarif gestrichen, Writesonic den Einstiegspreis von rund 16 auf ca. 69 € angehoben und Notion sein KI-Add-on in einen höheren Tarif verschoben.
Kann ich ein Tool für den DSGVO-Check vorschlagen?+
Gern, schreib uns über die Kontaktseite. Vorrang haben Tools, die Selbstständige und kleine Unternehmen tatsächlich im Alltag nutzen und zu denen der Anbieter genug veröffentlicht, um die Fragen mit Quelle zu beantworten.