Die besten kostenlosen KI-Tools für kleine Unternehmen (2026)
„Kostenlos“ heißt auf den meisten Listen eigentlich „7 Tage Testphase, dann Kreditkarte hinterlegen“ — und genau diese Verwechslung sortiert dieses Ranking bewusst aus. Aufgenommen ist nur, was einen wirklich zeitlich unbegrenzten Gratis-Tarif hat: ein Plan, den du diesen Monat, in sechs Monaten und in zwei Jahren noch kostenlos nutzen kannst, solange du innerhalb seiner Grenzen bleibst. Eine Testphase, egal wie großzügig, gehört hier nicht hin.
Sieben Tools aus unserem Bestand erfüllen das: zwei allgemeine KI-Assistenten, zwei Projekt-/Arbeitstools, ein Automatisierungs-Verbinder, ein CRM und ein Notiz-Tool. Jeder Gratis-Tarif hier ist echt — aber keiner ist ohne Deckel. Der Unterschied zwischen den sieben liegt fast ausschließlich darin, wo genau der Deckel liegt: bei der Nutzungsmenge, bei der Nutzerzahl oder bei der Zeit bis zum ersten wirklich störenden Limit.
Die Reihenfolge unten ist keine Qualitätswertung der Tools insgesamt — sie ordnet ausschließlich danach, wie großzügig und wie lange nutzbar der jeweilige Gratis-Tarif tatsächlich ist, auf Basis derselben Anbieter-Preisseiten und -Dokumentation, die auch in unseren Einzeltests stehen.
- 1HubSpot CRM
“Teams, die ein vollwertiges CRM ohne Anfangskosten wollen”
0–20 €/Monat · Gratis-Tarif: CRM-Kern dauerhaft kostenlos · Testphase: 14 Tage in den BezahltarifenCRM-Kern kostenlos, KI-/Sales-Hub-Add-ons ab 20 €/Monat
Der großzügigste Gratis-Tarif in diesem Ranking, weil er kein reduziertes Demo-Produkt ist: Kontakte, Deals und einfache Automatisierung laufen im CRM-Kern dauerhaft kostenlos, ohne Nutzer- oder Zeitdeckel, der dich zum Zahlen zwingt. Die KI-gestützten Deal-Einblicke stecken erst in den bezahlten Sales-Hub-Add-ons ab rund 20 €/Monat — der kostenlose Teil bleibt aber ein vollständiges, alltagstaugliches CRM. Mehr zu den Grenzen und zum Umstieg in unserem HubSpot-CRM-Profil.
- 2ChatGPT
“Alle, die gute Schreibhilfe wollen, ohne für jedes Tool ein Abo abzuschließen”
ca. 18 €/Monat · Gratis-Tarif: Ohne Zeitlimit, mit NutzungsgrenzenGratis-Tarif; Go ca. 7,02 €/Monat, Plus ca. 18 €/Monat, Business ca. 18–22 €/Nutzer/Monat
Wir verdienen hieran nichts — kein Partnerprogramm, empfohlen aus Überzeugung.
Zeitlich unbegrenzt nutzbar, mit Nutzungsgrenzen statt einer Ablauffrist — das unterscheidet ChatGPTs Gratis-Tarif von einer Testphase. Er deckt Blog-Entwürfe, E-Mails und Social-Texte gut genug ab, dass viele kleine Unternehmen dauerhaft dabei bleiben können, ohne je auf Plus (18 €/Monat) upzugraden. An dieser Empfehlung verdienen wir nichts — es gibt kein Partnerprogramm.
- 3Claude
“Längere Artikel und Dokumente, die eine gleichmäßige Stimme brauchen”
ca. 18 €/Monat · Gratis-Tarif: Ohne Zeitlimit, mit NutzungsgrenzenGratis-Tarif; Pro ca. 15 €/Monat im Jahresabo oder ca. 18 € monatlich; Team ca. 18 €/Platz im Jahresabo
Wir verdienen hieran nichts — kein Partnerprogramm, empfohlen aus Überzeugung.
Wie ChatGPT: kein Ablaufdatum, sondern Nutzungsgrenzen, die je nach Auslastung strenger wirken als bei ChatGPT, besonders bei langen Dokumenten. Für gelegentliche Nutzung reicht das oft aus; wer regelmäßig lange Texte schreibt, stößt im Gratis-Tarif eher an eine Grenze als bei Zahlpflicht ab 18 €/Monat. Ebenfalls ohne Partnerprogramm — diese Platzierung bringt uns nichts ein.
- 4Zapier
“Alle, die wiederkehrende Aufgaben automatisieren”
ca. 18 €/Monat · Gratis-Tarif: 100 Aufgaben pro Monat, ohne ZeitlimitDer Gratis-Tarif deckt 100 Aufgaben/Monat ab; Professional ist ein Einstiegspreis, der mit dem gebuchten Aufgabenvolumen steigt
100 Aufgaben im Monat, ohne Zeitlimit — genug, um einen einzelnen, wirklich wiederkehrenden Workflow dauerhaft kostenlos laufen zu lassen, etwa neue Leads von einem Formular in eine Tabelle oder ein CRM zu übertragen. Der Deckel liegt bei der Menge, nicht bei der Zeit: Sobald mehr als eine Automatisierung oder höheres Volumen dazukommt, wird aufgabenbasiert abgerechnet. Details zur Preisstruktur in unserem Zapier-Profil.
- 5Monday.com
“Teams, die Projekte und Aufgaben nachverfolgen müssen”
ab 27 €/Monat (3 Plätze à 9 €) · Gratis-Tarif: Bis zu 2 Plätze und 3 Boards · Testphase: 14 Tage9/12/19 € pro Platz (Basic/Standard/Pro) bei Jahreszahlung, 12/14/24 € monatlich, jeweils netto; Gratis-Tarif für bis zu 2 Plätze
Bis zu 2 Plätze und 3 Boards, zeitlich unbegrenzt — tragfähig für eine Einzelperson oder ein Zwei-Personen-Team mit überschaubarem Projektumfang, aber schon beim dritten Board oder Platz ist Schluss. Bezahltarife starten dann bei mindestens 3 Plätzen (ab 27 €/Monat), es gibt keinen Zwischenschritt. Mehr im Monday.com-Profil.
- 6Asana
“Wachsende Teams mit mehreren parallelen Projekten”
9,64 €/Monat · Gratis-Tarif: Bis zu 2 Nutzer, ohne ZeitlimitTeam mit 3 Personen zahlt ca. 29 €/Monat
Kostenlos für bis zu 2 Nutzer. Ab dem 3. Nutzer zahlt jeder Platz 9,64 €/Monat im Jahresabo (12 € monatlich) — ein 5-köpfiges Team zahlt im Jahresabo rund 48 €/Monat.
Kostenlos für bis zu 2 Nutzer, ohne Zeitlimit — funktional näher an einem echten Projekt-Tool als reduziertes Demo-Produkt, aber der Nutzer-Deckel greift sofort, sobald eine dritte Person mitarbeiten soll. Für Solo-Selbstständige oder Zwei-Personen-Teams mit mehreren parallelen Projekten eine der unauffälligeren Optionen in diesem Ranking.
- 7Evernote
“Einzelpersonen, die Notizen ohne Einarbeitung wollen”
Siehe Anbieter · Gratis-Tarif: 50 Notizen, 1 Notizbuch, Sync auf 1 Gerät · Testphase: 7 Tage (14 bei Enterprise)Gratis-Tarif vorhanden; Evernote veröffentlicht die Preise der Bezahltarife nicht auf der Website
Der engste Deckel hier: 50 Notizen, ein Notizbuch, Synchronisierung nur auf einem Gerät. Das reicht für persönliche Notizen auf einem einzigen Gerät, aber nicht für ein Team oder für jemanden, der zwischen Laptop und Handy wechselt — dafür ist bereits der Bezahltarif nötig. Steht dennoch auf dieser Liste, weil der Deckel zeitlich unbegrenzt gilt und nicht nach einer Testphase abläuft.
So recherchieren wir dieses Ranking
Aufnahmekriterium ist das Feld, das wir für jedes Tool ohnehin pflegen: ein Gratis-Tarif ohne Ablaufdatum, dokumentiert auf der aktuellen Preisseite des Anbieters — nicht unsere Einschätzung, ob der Deckel „großzügig“ wirkt. Tools mit ausschließlich einer zeitlich begrenzten Testphase (Jasper AI, Pipedrive, neuroflash, Intercom, Copy.ai, Writesonic) fehlen deshalb hier, obwohl sie in ihren jeweiligen Kategorien gut abschneiden — das ist eine andere Frage als diese.
Innerhalb der sieben qualifizierten Tools ordnen wir danach, wie eng der Deckel im echten Alltag eines kleinen Unternehmens greift: eine zeitlich unbegrenzte, aber nutzungsgedeckelte KI-Antwortquote wiegt anders als ein hartes Limit von zwei Teammitgliedern oder fünfzig Notizen. Die Preis- und Deckel-Angaben stammen von der Preisseite jedes Anbieters zum oben genannten Datum — Anbieter ändern Gratis-Tarife öfter und stiller als Bezahltarife, prüf daher vor der Anmeldung selbst nach.
Das ganze Bild — auch, was unsere Recherche nicht abdeckt — findest du in unserer Methodik.
Worauf du achten solltest
Gratis-Tarif und Testphase sind nicht dasselbe
Ein Gratis-Tarif lässt dich ein Tool über Monate oder Jahre innerhalb fester Grenzen nutzen, ohne je zu zahlen. Eine Testphase — egal ob 7 oder 14 Tage — läuft ab und verlangt dann eine Zahlungsentscheidung. Alle sieben Tools hier haben Ersteres; Tools wie Jasper AI oder Pipedrive, die nur Letzteres bieten, fehlen bewusst.
Kenn den Deckel, bevor du dich einrichtest
Jeder Gratis-Tarif hier hat eine konkrete Grenze — Nutzungsvolumen bei ChatGPT/Claude, Aufgabenzahl bei Zapier, Team- oder Notizmenge bei Monday.com, Asana und Evernote. Rechne vorab durch, ob dein tatsächlicher Bedarf darunterbleibt, statt es erst nach dem Einrichten zu merken.
Ein enger Deckel ist kein Zufall
Anbieter setzen Gratis-Tarif-Grenzen bewusst so, dass sie beim Wachsen zuerst greifen — bei Team-Tools meist bei der Nutzerzahl (2 bei Monday.com und Asana), bei Nutzungstools bei Volumen (100 Aufgaben bei Zapier) oder bei Speicher (50 Notizen bei Evernote). Das ist kein Mangel, sondern die Konstruktion des Modells.
Kostenlos ist nicht automatisch die beste Wahl
HubSpot CRMs Gratis-Tarif ist ein vollwertiges CRM; Evernotes Gratis-Tarif ist bewusst eng gehalten. Wäge den Deckel gegen deinen tatsächlichen Bedarf ab, statt allein nach dem Preis zu entscheiden — ein knapp zu enger Gratis-Tarif kostet mehr Zeit in Umwegen, als ein günstiger Bezahltarif gekostet hätte.
Prüf, was mit deinen Daten passiert, bevor du startest
Ein Gratis-Tarif ändert nichts an der DSGVO-Frage — wo die Daten liegen und ob ein AVV existiert, hängt vom Anbieter ab, nicht vom Tarif. Unser DSGVO-Check zeigt das für jedes Tool einzeln.
Häufige Fragen
Welches KI-Tool hat den großzügigsten Gratis-Tarif für kleine Unternehmen?+
HubSpot CRM — der CRM-Kern ist dauerhaft kostenlos und funktional vollständig, nicht nur eine reduzierte Demo. Kein anderes Tool in diesem Ranking bietet einen vergleichbar uneingeschränkten Gratis-Kern.
Gibt es ein wirklich kostenloses CRM?+
Ja — HubSpot CRM. Der Kern (Kontakte, Deals, einfache Automatisierung) hat kein Ablaufdatum und keine erzwungene Testphase. Monday.coms CRM-Vorlage ist im Gratis-Tarif nur für bis zu 2 Plätze nutzbar.
Sind ChatGPT und Claude im Gratis-Tarif für ein kleines Unternehmen brauchbar?+
Für gelegentliche bis mittlere Nutzung ja — beide sind zeitlich unbegrenzt nutzbar, mit Nutzungsgrenzen statt Ablaufdatum. Bei regelmäßiger, umfangreicher Nutzung stößt man an diese Grenzen und braucht den Bezahltarif ab rund 18 €/Monat.
Was ist der Unterschied zwischen einem Gratis-Tarif und einer kostenlosen Testphase?+
Ein Gratis-Tarif läuft nicht ab — er gilt dauerhaft innerhalb fester Grenzen. Eine Testphase (z. B. 7 oder 14 Tage bei Jasper AI, Pipedrive oder neuroflash) endet und verlangt danach eine Zahlungsentscheidung. Diese Liste enthält ausschließlich echte Gratis-Tarife.
Welches Automatisierungstool ist im Gratis-Tarif nutzbar?+
Zapier — 100 Aufgaben im Monat, ohne Zeitlimit. Das reicht für einen einzelnen, regelmäßig laufenden Workflow, nicht für mehrere gleichzeitig.
Warum stehen Jasper AI, Pipedrive oder neuroflash nicht auf dieser Liste?+
Weil sie keinen zeitlich unbegrenzten Gratis-Tarif haben, sondern nur eine befristete Testphase (7–14 Tage). Das ist kein Makel dieser Tools — sie stehen in ihren jeweiligen Kategorie-Ranglisten weiter vorn —, hier geht es ausschließlich um die Gratis-Tarif-Frage.
Beeinflussen Affiliate-Provisionen diese Reihenfolge?+
Nein. ChatGPT und Claude, die beide ohne Partnerprogramm hier stehen, sind bei der Nutzungsdauer klar vorn platziert — wenn Provisionen die Reihenfolge bestimmen würden, wären sie es nicht. Details zu unserer Methodik stehen auf der Testmethodik-Seite.